Theo đó, ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Với các trường hợp pháp luật quy định việc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa.

Cụ thể hơn:

Đối với hàng hóa thì ngày lập hóa đơn là thời điểm người bán chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Trường hợp cơ sở kinh doanh lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc có hành vi sử dụng hóa đơn trái pháp luật thì bị xử phạt vi phạm hành chính.

Ngoài ra, Công văn cũng nêu rõ các điều kiện về thể thức để một hóa đơn điện tử được công nhận là hợp pháp. Đó là khi hóa đơn có đủ các nội dung:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký điện tử theo quy định của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán;

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.